KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN | A&P VIETNAM

Ý NGHĨA CỦA QUẢN LÝ THỜI GIAN

Có một câu chuyện như thế này, các bạn cùng tham khảo qua nhé!

Một ngày nọ, A (một đồng nghiệp của bạn) được mời tham gia dự án liên phòng ban để phát triển một sản phẩm mới mang tính chiến lược. Đây là sản phẩm được kỳ vọng giúp công ty đón đầu xu hướng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và góp phần đạt mục tiêu kinh doanh. Sau khi được chia sẻ, A cảm thấy tràn đầy nhiệt huyết và tự đánh giá rằng bằng việc tham gia dự án, A có cơ hội học hỏi kinh nghiệm và chứng minh năng lực của mình.

Nhưng hiện thực nhanh chóng đánh thức A: Vẫn còn nhiều dự án lớn đang dang dở, một danh mục công việc dài với thời hạn cuối đang chờ A hoàn thành! Nếu bạn là A, bạn làm gì trong tình huống trên?

“Quyết định không nên làm việc gì cũng quan trọng như việc quyết định nên làm gì.” – Steve Jobs.

Trên đây là một trong các tình huống bạn có thể gặp trong quá trình làm việc. Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh, bên cạnh công việc hàng ngày, bạn có thể được đề nghị tham gia giải quyết vấn đề hoặc đóng góp cho dự án mới trong công ty bất kỳ lúc nào. Bạn cần quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu đặt ra theo thời hạn và tránh rơi vào tình huống quá tải trong công việc.

Có nhiều cách tiếp cận cho tình huống trên. Điều quan trọng là bạn cần giữ cho mình sự tập trung vào các mục tiêu quan trọng. Đừng vội vàng nói “KHÔNG” hoặc nói “CÓ” trước một “đề nghị” hoặc “nhiệm vụ” ngoài kế hoạch!

Mà hãy đánh giá mọi việc dưới góc nhìn vĩ mô hơn để đưa ra đề xuất tối ưu cho tình huống kinh doanh. Bạn thảo luận với quản lý trực tiếp của mình và các bên liên quan về tầm quan trọng, thứ tự ưu tiên của các “đề nghị” hoặc các “dự án” đến việc đạt mục tiêu chung và mục tiêu công việc của bạn như thế nào, từ đó ra quyết định hiệu quả hơn.

Quản lý thời gian là khả năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, lên lịch làm việc cho các công việc ấy, và thực hiện tốt các công việc để đạt được các mục tiêu theo kỳ hạn đề ra.

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN – THIẾT LẬP ƯU TIÊN CÔNG VIỆC

“Điều quan trọng không phải là ưu tiên những gì trong lịch trình của bạn mà là lên lịch trình để thực hiện hiệu quả các ưu tiên.” – Stephen R. Covey.

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần có phương pháp. Trong phạm vi bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu ma trận “KHẨN – QUAN TRỌNG” được ông Stephen R. Covey chia sẻ thông qua cuốn sách nổi tiếng “TƯ DUY TỐI ƯU” xuất bản vào năm 1994, phương pháp này giúp bạn biết cách thiết lập thứ tự ưu tiên cho công việc, thông qua đó thực hiện công việc công việc có chiến lược và hiệu quả hơn.

Theo First Things First (1994) – Stephen R. Covey

Cô Võ Thị Thanh Loan, Chuyên Gia Đào Tạo tại A&P Việt Nam sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý thời gian: Ma trận “Khẩn – Quan Trọng” của Stephen R. Covey thông qua đoạn video này.

Bạn có thể vận dụng ngay phương pháp tuyệt vời này để thiết lập thứ tự ưu tiên cho công việc trong tuần làm việc kế tiếp. Dưới đây là 04 bước thực hiện:

• 1. Xem xét mục tiêu công việc, kết quả dự án mong muốn đạt được.
• 2. Lập danh mục các công việc cần hoàn thành.
• 3. Đánh giá mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
• 4. Sắp xếp các công việc vào vị trí tại 04 ô phần tư.

Thiết lập ưu tiên cho công việc giúp bạn có sự tập trung trong quá trình thực hiện, hướng đến việc đạt mục tiêu theo kỳ hạn đề ra. Ngạn ngữ phương tây có câu: “Hôm nay là một món quà”. Món quà này tốt hoặc tốt hơn như thế nào do chính bạn quyết định thông qua các hành động bạn thực hiện hôm nay.

• Vì vậy, ĐỪNG TRÌ HOÃN, hãy thực thi xuất sắc các công việc.
• Sau đó, cam kết hoàn thành theo kỳ hạn đề ra.
• Và cuối cùng, thường xuyên thực hiện tự phản ánh để kịp thời nhận diện các “kẻ cắp thời gian” và cách ngăn ngừa, khắc phục kịp thời.

Qua đó cũng là những chia sẻ các phương pháp, case-study thực tiễn xoay quanh chủ đề “Quản lý thời gian Hiệu quả“. Tin rằng nó sẽ giúp ích được cho các bạn trong công việc và cuộc sống hằng ngày.

Và chúc các bạn thành công, hẹn gặp các bạn trong các bài viết tiếp theo.