3 LỜI KHUYÊN ĐẮT GIÁ TỪ DDI DÀNH RIÊNG CHO CÁC TÂN QUẢN LÝ

Nhận diện các sai lầm kinh điển của người mới lên làm sếp và bỏ túi những bí quyết thiết thực giúp bạn vững vàng ngay từ những bước chân đầu tiên.

Lần đầu bước lên vị trí lãnh đạo chưa bao giờ là điều dễ dàng. Tôi vẫn nhớ như in lời dặn của người sếp năm nào trước khi tôi chính thức nhận vai trò mới: dù bạn có đang quay mặt về hướng nào đi nữa, rắc rối vẫn luôn tìm được cách “đánh úp” từ phía sau.

Vì sao lại như vậy? Khi ấy, tôi vừa phải chịu trách nhiệm dẫn dắt một đội ngũ gồm sáu đại diện kinh doanh, vừa phải xoay xở để đáp ứng trọn vẹn mọi kỳ vọng từ chính cấp trên của mình. Viễn cảnh ấy từng khiến tôi chần chừ và lo âu. Giờ đây nhìn lại, với tất cả những trải nghiệm và bài học đã tích lũy, chắc chắn có nhiều điều tôi sẽ chọn làm khác đi.

Mục đích của bài viết này là chia sẻ những sai lầm phổ biến nhất mà các nhà quản lý mới thường vấp phải, đồng thời gửi đến bạn những lời khuyên chân thành nhất để bạn thêm vững tin trên hành trình lãnh đạo của mình.

Những sai lầm kinh điển của nhà quản lý mới

Ngộ nhận phổ biến nhất mà các nhà quản lý mới thường mắc phải là tin rằng những kỹ năng từng giúp họ trở thành một nhân viên kinh doanh xuất sắc sẽ tự động biến họ thành một quản lý kinh doanh giỏi. Am hiểu chuyên môn tất nhiên rất quan trọng, nhưng bản thân công việc quản lý lại đòi hỏi một hệ kỹ năng hoàn toàn khác biệt. Đáng tiếc là ngộ nhận này càng bị khoét sâu khi nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì thói quen đề bạt nhân sự chủ yếu dựa trên thành tích cá nhân vượt trội của họ.

Một sai lầm kinh điển khác của người mới lên làm sếp là sa vào quản lý vi mô (micromanagement). Họ vẫn giữ thói quen tư duy theo chữ “Tôi” thay vì “Chúng ta”. Lối nghĩ ấy khiến họ vô tình phớt lờ cảm xúc của các thành viên, dẫn đến việc ôm đồm, ngần ngại ủy quyền và không dám trao quyền cho người khác.

Thách thức lớn tiếp theo đến từ phía tổ chức: nhiều nhà lãnh đạo mới không được đầu tư phát triển năng lực một cách tương xứng. Trên thực tế, đối với không ít người, bốn năm đầu tiên ở vị trí quản lý chẳng khác nào một cuộc chơi “tự bơi hoặc chìm”.

Theo Dự án Lãnh đạo Tuyến đầu (Frontline Leader Project) của tổ chức DDI, độ tuổi trung bình của một người khi lần đầu tham gia khóa đào tạo lãnh đạo là 40 tuổi – tức là muộn hơn tới 4 năm so với độ tuổi trung bình khi họ bắt đầu đảm nhận vai trò quản lý. Khoảng thời gian 4 năm ấy là quá đủ để một người liên tục vấp ngã trong đơn độc, vô tình đẩy cả bản thân lẫn đội ngũ vào một quỹ đạo tiêu cực rất khó lòng đảo ngược.

Nhà quản lý mới có thể vượt qua các thử thách như thế nào?

Có rất nhiều bước một nhà lãnh đạo mới có thể thực hiện để đứng vững trước những thử thách của công việc. Một số bước đòi hỏi sự rèn luyện về kỹ năng, nhưng số khác lại bắt đầu từ sự chuyển dịch trong tư duy. Trong đó, việc xây dựng tư duy phát triển (growth mindset) chính là bước chuyển dịch tư duy quan trọng bậc nhất.

Bước sang vai trò quản lý, khối lượng điều bạn cần học để hỗ trợ đội ngũ hiệu quả là vô cùng lớn. Nếu không mở lòng đón nhận tư duy phát triển, bạn sẽ rất chật vật để tiếp thu và rèn luyện những kỹ năng cần thiết của một nhà lãnh đạo giỏi. Ngay cả khi bạn từng làm quản lý trước đây, hãy nhận thức rằng khi bước sang một môi trường mới, bạn vẫn có rất nhiều điều phải học lại từ đầu. Bản sắc văn hóa của mỗi doanh nghiệp là hoàn toàn khác nhau; công thức từng giúp bạn thành công ở đội ngũ cũ chưa chắc đã phát huy tác dụng ở công việc mới.

Khi nuôi dưỡng tư duy phát triển, bạn đang tạo ra một mảnh đất màu mỡ để những năng lực lãnh đạo thiết yếu bén rễ và vươn lên. Và khi lan tỏa lối tư duy ấy sang đội ngũ, bạn sẽ nhìn nhận mỗi thành viên bằng sự thấu hiểu và tin tưởng rằng ai cũng có thể học hỏi để trưởng thành.

Bên cạnh đó, theo Frontline Leader Project, khía cạnh cần phát triển hàng đầu của các nhà lãnh đạo tuyến đầu chính là năng lực dẫn dắt những cuộc trò chuyện khó khăn. Khi bạn ngần ngại đối mặt với các buổi trao đổi thẳng thắn về hiệu suất làm việc với cấp dưới, bạn đang tự tay đánh mất những cơ hội coaching vô giá. Hệ quả là hiệu suất của từng cá nhân lẫn cả tập thể sẽ ngày một sa sút. Vì vậy, thay vì dồn mọi bức bối hay góp ý vào một buổi đánh giá lớn duy nhất cuối năm, hãy tạo thói quen thực hiện những cuộc trò chuyện coaching đều đặn và chân thành hơn.

Để gầy dựng sự tự tin và năng lực dẫn dắt những cuộc hội thoại chất lượng, bạn cần rèn luyện nghệ thuật đặt câu hỏi hay và biết cách lắng nghe sâu. Việc nhạy bén để nắm bắt không chỉ các dữ kiện công việc mà cả những cảm xúc đang được bộc bạch trong cuộc trò chuyện cũng đóng vai trò vô cùng then chốt.

Vai trò của cấp trên trực tiếp đối với nhà quản lý mới

Trong giai đoạn đầu, cảm giác của bạn hẳn sẽ chẳng khác nào đang cố “uống nước từ vòi cứu hỏa” khi phải gồng mình thích nghi với vai trò mới. Nhưng bạn không nên và không cần phải chiến đấu đơn độc. Ở mức tối thiểu, bạn hoàn toàn có quyền kỳ vọng nhận được sự đồng hành và hỗ trợ từ cấp trên của mình. Lý tưởng hơn cả, chính sếp của bạn sẽ là hình mẫu sống động cho những tiêu chuẩn và hành vi mà họ kỳ vọng ở bạn.

Ngoài ra, cấp trên cần đảm bảo rằng bạn nhận được cả sự coaching lẫn những phản hồi chân thành. Nếu những điều này còn thiếu vắng, việc bạn chủ động đề xuất là hoàn toàn chính đáng. Cấp trên cũng nên là cầu nối giúp bạn mở rộng mạng lưới quan hệ và tìm kiếm một người cố vấn (mentor) phù hợp.

Những kỹ năng cốt lõi mà nhà quản lý mới cần trang bị

Dù mỗi tổ chức có thể tự xây dựng danh mục kỹ năng riêng cho nhà lãnh đạo mới, vẫn tồn tại những năng lực quản lý nền tảng mà hầu hết các nhà tuyển dụng tìm kiếm và gần như mọi người lần đầu làm sếp đều cần có để thành công:

> Giao tiếp hiệu quả

> Xây dựng quan hệ đối tác

> Coaching (Huấn luyện và phát triển nhân sự)

> Ra quyết định

> Dẫn dắt sự thay đổi

> Năng lực thực thi

Áp dụng những kinh nghiệm sẵn có vào vai trò mới là một lợi thế tuyệt vời, nhưng điều đó cần được thực hiện một cách thật tinh tế. Ví dụ, bạn có thể dày dặn kiến thức và trải nghiệm, nhưng đừng biến mình thành một “kẻ biết tuốt” trong mắt đội ngũ. Khi được vận dụng đúng lúc và đúng cách, chính tri thức của bạn sẽ trở thành chất liệu quý giá để coaching các thành viên chạm tới thành công.

Khi chuẩn bị hành trang cho vai trò lãnh đạo trong tương lai, báo cáo Global Leadership Forecast 2021 đã chỉ ra bốn kỹ năng quan trọng nhất mà các nhà quản lý cần sẵn sàng tâm thế:

> Coaching

> Xây dựng quan hệ đối tác

> Ủy quyền

> Sự thấu cảm (Trí tuệ cảm xúc)

Khởi đầu cùng đội ngũ: Chuyển từ “người trực tiếp làm” sang “người kiến tạo”

Sự thay đổi sâu sắc nhất khi bạn bước sang vai trò quản lý là bạn trở thành người tạo điều kiện (enabler), chứ không còn là người trực tiếp làm việc (doer). Đội ngũ đang rất cần bạn kiến tạo và gìn giữ một môi trường thuận lợi để họ có thể cống hiến hết mình. Hãy nhớ rằng trước khi bạn trở thành nhà quản lý, từng có một ai đó đã làm điều đó cho bạn.

Với tư cách là một nhà quản lý mới, một trong những việc đầu tiên bạn cần làm ngay khi bắt đầu là thiết lập các buổi họp 1:1 định kỳ với từng thành viên trong đội.

Những cuộc họp 1:1 chính là công cụ quyền năng nhất trong tay người quản lý. Chúng mở ra một không gian riêng tư để bạn:

> Vun đắp sự gắn kết và niềm tin (rapport)

> Trao và nhận những phản hồi chân thành, giá trị

> Bắt trúng bệnh và cùng tháo gỡ các vướng mắc

> Định hướng và phát triển năng lực cho từng cá nhân

> Bồi dưỡng những nhà lãnh đạo kế cận cho tương lai

Cần có thời gian để xây dựng một nền móng vững chắc với các thành viên. Nhưng bạn càng sớm bắt đầu tổ chức các buổi họp 1:1 đều đặn, sợi dây kết nối giữa bạn và nhân viên sẽ càng thêm khăng khít, khơi thông dòng chảy phản hồi hai chiều.

Khi nền tảng ấy đã kiên cố, bạn có thể dễ dàng nhận diện và xử lý những vướng mắc nhỏ trước khi chúng kịp phình to thành rắc rối lớn. Từ đó, bạn từng bước trở thành một “người khuếch đại năng lực” (multiplier) cho cả tập thể.

Lời khuyên cho nhà quản lý mới #01: Giao tiếp khéo léo với những thành viên từng là đồng nghiệp

Xung đột chốn công sở thường nhen nhóm ngay tại ranh giới khi các mối quan hệ bắt đầu dịch chuyển. Nếu bạn được đề bạt từ nội bộ, rất có thể người từng cùng bạn thường xuyên “tám chuyện” giờ đây lại là nhân viên dưới quyền, hoặc bạn đang trực tiếp quản lý những người từng là đồng nghiệp ngang hàng. Điều này khiến cho buổi ra mắt và định hình vị thế của bạn với đội ngũ trở nên đặc biệt quan trọng.

Tìm kiếm thế cân bằng giữa tình bạn và kỷ luật quản lý chưa bao giờ là điều dễ dàng – nhưng đó là nhiệm vụ bắt buộc. Có những thông tin mang tính bảo mật cao bạn không thể chia sẻ, và tình cảm cá nhân tuyệt đối không được phép làm mờ đi sự công tâm. Đó là lý do vì sao tốt nhất hãy chủ động thẳng thắn đối diện với những thay đổi này. Đôi khi chỉ cần một câu nói chân thành:

“Mình rất coi trọng tình bạn của chúng ta, nhưng ở vai trò quản lý, mình cần cả đội tin tưởng và nhìn nhận mình là một người công bằng, nhất quán.”

Dù đó sẽ không phải là một cuộc trò chuyện dễ dàng, nhưng đó là nốt thắt then chốt mà bạn buộc phải mở và dẫn dắt thật khéo léo.

Lời khuyên cho nhà quản lý mới #02: Chủ động lắng nghe góp ý từ đội ngũ

Giống như việc bạn luôn kỳ vọng các thành viên không ngừng học hỏi từ những phản hồi nhận được, chính bạn cũng cần dành thời gian soi chiếu những điểm mạnh, điểm hạn chế của bản thân để nuôi dưỡng sự trưởng thành theo năm tháng.

Chủ động đề nghị đội ngũ đưa ra những góp ý mang tính xây dựng sẽ giúp bạn nhìn nhận rõ những khía cạnh cần hoàn thiện để tự đặt ra mục tiêu cho chính mình. Quan trọng hơn thế, hành động lắng nghe ấy gửi đến đội ngũ một thông điệp mạnh mẽ: bạn thực sự trân trọng tiếng nói của họ và luôn đặt lợi ích chung của tập thể lên hàng đầu.

Lời khuyên cho nhà quản lý mới #03: Phản hồi kịp thời và xây dựng niềm tin

Theo khảo sát của PwC, gần 60% người lao động mong muốn nhận được phản hồi về công việc hàng ngày hoặc hàng tuần. Vì vậy, nếu một thành viên cần nhận sự góp ý, thời điểm tốt nhất là ngay lúc ấy; đừng bắt họ phải chờ đợi đến kỳ đánh giá hàng năm khô khan.

Lời khuyên sẽ mất đi giá trị khi dự án đã khép lại, và sự chần chừ có thể dựng thêm những rào cản không đáng có. Phản hồi kịp thời chính là trao cho nhân viên cơ hội sửa đổi, vươn lên trong nghề nghiệp, và qua đó củng cố niềm tin vững chắc nơi bạn.

Tập trung vun đắp niềm tin chính là nền móng cốt lõi cho một mối quan hệ bền chặt giữa nhà lãnh đạo và đội ngũ. Đơn cử như việc ủy quyền: khi bạn giao phó công việc cho cấp dưới, đó là minh chứng rõ ràng nhất cho thấy bạn tin tưởng vào năng lực và coi trọng đóng góp của họ – điều này sẽ thổi bùng lên nguồn năng lượng tích cực cho toàn đội.

Sự minh bạch cũng là một chất xúc tác mạnh mẽ cho niềm tin. Sau mỗi quyết định được đưa ra, hãy cởi mở thảo luận cùng đội ngũ về những tác động và kết quả của quyết định đó, bất kể là tích cực hay tiêu cực, để tất cả cùng nhìn về một hướng.

Bên cạnh đó, việc cởi mở chia sẻ những thông tin quan trọng cũng như những dự định bạn đang theo đuổi, đồng thời khuyến khích các thành viên làm điều tương tự, chính là bí quyết để lan tỏa văn hóa giao tiếp chân thành trong tập thể.

Thiếu đi niềm tin, đội ngũ của bạn sẽ rất khó chạm tới thành công. Và hãy luôn khắc cốt ghi tâm một chân lý: Khi đội ngũ thất bại, người lãnh đạo cũng là kẻ thất bại.

Bước vào vai trò lãnh đạo: Mục tiêu đổi khác, năng lực vươn tầm

Trở thành một nhà lãnh đạo mới đồng nghĩa với việc toàn bộ mục tiêu và năng lực cốt lõi của bạn đã thay đổi tận gốc. Bạn không còn là người cắm cúi gạch từng đầu việc khỏi danh sách cá nhân nữa.

Giờ đây, bạn là một nhà dẫn đường, một người huấn luyện (coach) gánh vác trọng trách giúp người khác thành công. Càng dành nhiều thời gian ban đầu để dạy và hướng dẫn cấp dưới cách giải quyết một vấn đề, bạn sẽ càng tiết kiệm được nhiều tâm sức khi vấn đề đó tái diễn về sau.

---

Về tác giả: Bruce Court đồng hành cùng các tổ chức trên mọi khía cạnh của chiến lược lãnh đạo, với kinh nghiệm dày dặn xuyên suốt từ thiết kế, phát triển đến triển khai. Ngoài công việc, Bruce thích du lịch cùng vợ, bà Maureen, thưởng thức ẩm thực tại những nhà hàng ngon, nếm thử rượu vang và bia thủ công. Ông cũng là một người mê dòng nhạc smooth jazz.

Nguồn bài viết: https://www.ddi.com/blog/first-time-manager-advice

——————–

Trân trọng,

A&P Việt Nam và DDI.

———————

A&P Việt Nam sẵn sàng đồng hành cùng bạn kiến tạo nên những kết quả đột phá cho hoạt động kinh doanh thông qua việc mang đến các giải pháp đào tạo & phát triển tổ chức, giúp nâng cao năng lực lãnh đạo, xây dựng đội ngũ thành tích công việc cao và tối ưu hóa nguồn lực trong tổ chức.

Kết nối với chúng tôi tại:

• Địa chỉ: 36 Mạc Đĩnh Chi, phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Facebook: A&P Việt Nam – Training & Consulting
• LinkedIn: A&P Việt Nam – Training & Consulting
• Youtube: A&P Việt Nam
• Hotline: 0909 97 40 17 – Email : services@apconsulting.vn